โปรแกรม HR Online คือเครื่องมือที่ช่วยจัดการความยุ่งยากและซ้ำซ้อนของงาน HR ให้ง่ายขึ้น และมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น จากเดิมที่ใช้โปรแกรม Excel ช่วยในการคำนวณทีละอย่างแยกไฟล์กัน กลายเป็นโปรแกรมสำเร็จรูปที่ช่วยคำนวณหลายด้านพร้อมกันได้ในคราวเดียว แต่ก่อนที่จะเปลี่ยนผ่านจาก Excel ไปสู่การใช้โปรแกรมออนไลน์ HR ควรต้องเตรียมอะไรบ้าง
โปรแกรม HR Online กับ 3 วิธีเตรียมพร้อมก่อนใช้งานอย่างเต็มรูปแบบ
การใช้ Excel มีข้อดีคือใช้งานง่าย มีโปรแกรมคำนวณหลากหลาย และสามารถแชร์ข้อมูลการทำงานร่วมกันระหว่าง HR แต่เมื่อเป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างพนักงานซับซ้อน โปรแกรม HR Online จะช่วยลดภาระงานและเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลได้มากกว่า โดยก่อนใช้งานโปรแกรม องค์กรและ HR ควรเตรียมความพร้อมร่วมกัน ดังนี้
ประเมินความเหมาะสมในการใช้งานกับองค์กร
โปรแกรม HR Online มีหลายรูปแบบ ทั้งแบบที่ใช้งานง่าย ฟังก์ชันน้อยไม่ซับซ้อน ไปจนถึงโปรแกรมขั้นสูงที่มีฟังก์ชันซับซ้อนมากยิ่งขึ้น งบประมาณเริ่มต้นมีตั้งแต่โปรแกรมที่ใช้งานฟรี ไปจนถึงโปรแกรมราคาสูง ก่อนเปลี่ยนจาก Excel มาใช้โปรแกรมจึงต้องประเมินว่าโปรแกรมเหมาะสมกับองค์กรหรือไม่ มีฟังก์ชันแบบใดที่เหมาะกับความต้องการขององค์กร ไปจนถึงงบประมาณที่เหมาะสม โดยพิจารณาทั้งการใช้งานและบริการหลังการขาย เตรียมแผนรองรับในกรณีที่พบปัญหาหลังการใช้งาน
เตรียมข้อมูลให้พร้อมสำหรับการนำเข้าโปรแกรม
ก่อนเริ่มต้นใช้งานโปรแกรม HR Online ต้องมีข้อมูลพร้อมสำหรับการติดตั้ง โดยทีม HR ต้องรวบรวมเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการนำข้อมูลเข้าโปรแกรม ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลพนักงาน เงินเดือน ภาษี การลงเวลาเข้าออกงาน และอื่น ๆ ทั้งที่องค์กรใช้เป็นประจำ ควรสำรองข้อมูลทั้งหมดที่มีก่อนการใช้โปรแกรมไว้ และอาจมีระบบสำรองข้อมูลหลังการใช้โปรแกรมเพื่อรองรับกรณีที่โปรแกรมใช้งานไม่ได้
อบรมพนักงานก่อนการเริ่มใช้งาน
เมื่อ HR เตรียมความพร้อมสำหรับการใช้โปรแกรมเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการทำความเข้าใจกับบุคลากรทั้งหมดในองค์กร โดยมีการจัดอบรมการใช้งานในส่วนที่พนักงานต้องใช้ ซึ่งมักจะเป็นแอปพลิเคชันที่พนักงานจัดการทุกอย่างได้ด้วยสมาร์ทโฟนส่วนตัว ทั้งการลงเวลาเข้าออกงาน การบันทึก OT การส่งใบลาต่าง ๆ ควรอบรมการใช้งานให้พนักงานและ HR เข้าใจระบบตรงกัน เพื่อให้จัดการข้อมูลในระบบอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
โปรแกรม HR Online ในช่วงเริ่มต้น พนักงานบางส่วนอาจยังไม่คุ้นกับการใช้งาน ปัญหาในระยะนี้จะลดลงได้เมื่อมีการเตรียมความพร้อมล่วงหน้า โดยเฉพาะองค์กรขนาดใหญ่ที่มีโครงสร้างซับซ้อน มีพนักงานจำนวนมาก เมื่อองค์กรปรับตัวเข้าสู่การใช้โปรแกรมอย่างเต็มรูปแบบ โปรแกรมจะช่วยให้การดำเนินงานด้าน HR มีประสิทธิภาพและมีข้อมูลที่ชัดเจน ถูกต้อง พร้อมใช้งานสำหรับพนักงานทุกคน
